La légalisation de documents par l’exemple
Établie en octobre 1961, l’apostille est d’une grande utilité pour les autorités publiques puisqu’elles permettent de réaliser les authentifications nécessaires à l’usage de documents. Utilisées dans un cadre personnel comme privé, elles formalisent la véracité d’un document. Petit tour de la question.
À quoi servent les apostilles ?
Elle permet donc la certification des documents provenant des autorités étrangères qui doivent être produits en France, et inversement des documents émis par les autorités françaises et destinés à être produits à l’étranger. Concrètement, il s’agit d’un cachet apposé par les autorités françaises et étrangères compétentes, au dos d’une pièce d’état civil.
Les apostilles sont même devenues obligatoires pour tous les pays ayant signé la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Ainsi, dès lors que la convention est signée par le pays, elle se substitue alors aux formalités réalisées par les autorités diplomatiques. Il existe par ailleurs des accords bilatéraux entre certains États permettant aux titulaires des documents de ne pas avoir à apposer d’apostilles.
Faute d’accord, chaque acte public sur un territoire étranger devra donc faire l’objet d’une procédure de légalisation. Celle-ci est en effet nécessaire s’il n’y a pas de convention entre la France et le pays où l’acte devra être produit.
Cette dernière doit être réalisée par l’autorité compétente du pays ayant émis le papier.
Dans quel cas l’utilise-t-on ?
L’utilisation des apostilles provient de la nécessité de devoir authentifier un document. Par conséquent, son usage est nécessaire dans différents cas de figure puisqu’une multitude de documents peuvent faire l’objet d’une authentification. Néanmoins, ils doivent tous être destinés à une autorité étrangère. En effet, si l’acte est uniquement destiné à une autorité française, cette formalité ne sera pas nécessaire.
Ainsi, on peut citer les documents éligibles suivants :
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Acte d’état civil,
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Acte notarié,
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Diplôme universitaire
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Extrait de casier judiciaire,
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Acte commercial,
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Traduction assermentée pour la légalisation de votre document.
Notez toutefois que les apostilles ont différentes visées selon qu’elles soient émises pour des documents originaux ou pour la copie de ces derniers. Dans le premier cas, elles visent à authentifier la signature de celui qui a réalisé l’original du papier tandis que dans le second cas, elles ne visent qu’à authentifier la signature de celui qui a émis la copie. Par ailleurs, il n’est pas permis d’authentifier des documents au format numérique ou émis par mail.
L’usage des apostilles dans un cadre professionnel
Un exemple typique d’usage de l’apostille dans un cadre personnel consiste en l’authentification d’un diplôme obtenu en France pour un usage à l’étranger ou inversement. Afin de faire valoir ses droits à une fonction particulière à l’étranger, ce dernier devra justifier du niveau de diplôme minimum requis. En ce sens l’authentification est nécessaire dans l’ensemble des pays qui l’exigent. Ainsi, dans le cas d’un diplôme français, puisque le diplôme est remis par le président de l’université ou le recteur de l’académie, l’apostille permettra d’authentifier la signature de ce dernier. S’il s’agit en revanche d’une copie, l’apostille authentifiera la signature du fonctionnaire ayant vérifié la conformité du diplôme photocopié au diplôme original.
L’usage des apostilles dans un cadre personnel
Les apostilles peuvent également être utilisées dans un cadre personnel notamment pour l’ensemble des actes d’état civil, actes de naissance, etc. En effet, ces documents sont nécessaires dans plusieurs cas tels qu’une vente, une démarche de succession, une donation, etc. Ainsi, le principal concerné devra faire valoir ses droits via ces documents pour lesquels l’état français exige une authentification émise par l’autorité compétente du pays d’origine.